与PPT相识15年,我才知道PPT的正确使用方法。

从读书起,对于PPT,我们都不陌生。上课时,老师会用PPT来讲课;做产品发布会时,发布者会用PPT介绍产品;项目汇报时,我们会用PPT来呈现方案。然而,很多人在做PPT时,直接用大段大段的文字和数据表来堆砌PPT,没有分组,没有重点。做出来的PPT长篇大论,其他人根本没有耐心看下去。

我自己也曾遇到过同样的问题。我是一名初入行的在线教育行业从业者。进入工作试用期三个月后,我第一次做了试用期的工作汇报。我一开始不知道怎么做汇报PPT,直接就把需要汇报的内容放在PPT上,都是大段的文字和大片的数据表。不仅如此,由于没有提炼好结论和重点,在向领导汇报时,我看着PPT上的内容却不知道从哪说起。

那几乎是我最糟糕的一次汇报演讲经历。后来,我阅读了不下5本的PPT制作技巧书籍,分析了不下20个苹果、BAT等企业产品发布会的PPT和演讲,才发现,PPT从来就不是可以当作Word和Excel来用。

PPT实际上是一个演示工具,我们需要用PPT把汇报内容的重点放大,让观众一目了然,减少思考时间。因此你可以通过3方面来强调PPT重点内容:

  1. 内容上:你需要用逻辑图,把需要展现的内容提炼成逻辑性重点内容,然后呈现在PPT上,并把细节内容转化为抽象性图片或图表,以及数据转化为图表等;
  2. 视觉上:你需要利用从PPT的配色、字号、位置等制造差异性;
  3. 语言上:汇报时你需要以先总-分-总结构说明PPT内容,先把结论抛出给观众,后分析细节内容。

接下来我就以小米产品发布会的PPT为例子,从这三个方面来分享做汇报时,我们可以怎么样合理地强调PPT上重点内容,希望也能够给需要做汇报的你,提供一些借鉴和帮助。

内容上:提炼重点,表达转换

在PPT制作过程中,提炼重点内容是关键。日常对比中就会发现,高大上的PPT非常简洁明了,很有看下去的欲望,而不好的PPT,总是很多大段文字,让人看得昏昏欲睡。PPT的圈子里有一句话,“文不如表,表不如图”,即内容的展现用大段的文字不如用表格,用表格不如用图。 所以你需要做到的是,要用最简洁的文字图表,展现出最丰富的内容。

那么我们可以怎么样正确处理PPT上的内容呢?

1.制作内容思维导图:制作PPT是非常注重逻辑的,你要把所需要展现的内容,利用思维导图提炼出重点,理清好内容之间的逻辑关系,然后再逐步地把内容做到PPT上。常见的PPT逻辑关系有三种:

  • 总-分-总结构,先总体说明PPT的核心观点,再说分论点,最后再总结。
  • 递进模式,从其中一个论点着手,逐步深入分析,最后阐述清楚中心论点。
  • 对照模式,通过两者或者两方面对照,突出想要表达的重点内容。

2. 名词形象化:PPT需要展现多个名词时,我们可以利用图标,让名词形象化,让观众对名词更有印象。如下图,在表达“智能双天线系统”、“WIFI Display”等多个术语名词时,通过图标我们就能清晰感觉到这是功能是做什么的,如果只看文字不看图标的话,有一些字面上就不知道是什么意思了。免费图标则可以在阿里巴巴矢量图标库中下载。

3. 制作逻辑关系图:如果PPT内容中有关于流程上的说明,你可以把流程做成逻辑关系图,配上简单的文字就能一目了然。例如下图关于超大文件传输的流程,制作成逻辑关系图后,比直接大段文字描述前因后果更清晰明了。

4. 数据转化成图表:如果内容中有大量数据,你就需要把数据转化为图表形式,让数据对比起来更直观。例如下图中的“互联网盒子覆盖率”图表,通过柱状图形式把数据表现出来,哪个高哪个低一目了然。

视觉上:制造对比,形成差异

除了在内容上提取重点,把重点内容转化为可以大量减少思考时间的图表表达形式,我们还可以在视觉上凸显重点,而这关键就在于“聚焦”,产生聚焦的方法就是要让重点内容与其他元素产生不一样,即与其他元素形成对比。因为我们人总会有一个习惯,对不一样的东西注意力更多。所以想要突出自己要所说的重点内容,在视觉就要尽量形成差异化来聚焦。

那么在PPT上,你可以从哪些方面入手制作对比呢?

1.颜色:你可以用与背景和普通字体的颜色对比最显眼的颜色标注重点内容。要注意的是利用颜色来突出重点内容时,PPT上的颜色不宜超过3种颜色。例如下图中为了突出小米手机2代的数据,就用了红色来标注,与背景黑色和其他数据字体白色形成显眼的对比。

2. 字号:你可以把最重要的内容用最大的字号凸显出来。例如下图,第一眼看到的是“352万台”,然后才看到第一行的字“小米手机累计销售”,凸显销量巨多的特点。

3. 添加装饰:你可以给重点突出的数字或内容,增添装饰。例如下图中,利用黄色椭圆圈出重点数字“70%”,区别于表格中其他的数值。

4. 居中或置前:你可以把重点内容放置在PPT的中心或前面。例如下图中,把小米电池的图片居中,让观众一眼就能观看出重点要说的就是小米电池。

语言上:结论在前,细节在后

PPT做好了,重点内容也展现了出来,但是只看PPT的话,每个人对内容的理解都会有偏差。所以除了在制作PPT上花费功夫,我们也要在言语表达上说出重点。

在我们做汇报时,领导最看重的是什么?是结果。对于领导来说,他没空关注那么多的细节,他更关注的是你想要什么,或是做到了什么。所以我们在做汇报时,我们可以使用总分总结构汇报内容,这样的好处是突出重点、逻辑清晰、层次分明 ,并且还能让领导对汇报有兴趣,能理解并记得住。

  • :先说你的结论,把需要表达的内容浓缩成一句话,让领导知道你的主题是什么;
  • :说出你的论点,支撑你结论的事件、数据或者理论,以及对问题的解决方案是什么,让领导知道导致结果的原因是什么,又能如何解决或改善;
  • :再把结论再次强调一下,以及未来的目标,增强说服力的同时,加深领导对汇报的印象。

例如在我做工作汇报说明售前情况时,我先总体说出结论「微信端售前咨询的转化率为10%左右」。然后再分论点,分析从各个渠道来到微信端的用户数据情况和转化情况,转化的原因和周期是什么,未能转化的原因是什么,再根据未能转化的原因进一步提出解决方案。最后再提出未来的目标和方向「接下来一个月里,微信端售前咨询的转化率提升至12%」,与原结论和结果进行对比做最后的总结。

在我原以为PPT看起来制作很简单,但是深究后却发现PPT真正的另一面。要真正把PPT做好,也知道PPT的正确做法和用途的。希望能通过以上的PPT制作经验,让你也能重新认识PPT。

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