在做新媒体工作时,我们常常会遇到效率不高的问题,我之前有一段时间就是因为工作效率不高导致每天加班到 11 点,休息日也是在工作中度过,这让我开始不得不正视工作效率这个问题。后来我在一本书中看到有关 GTD 的时间管理方法,我觉得这种时间管理法对于新媒体工作人员来说是十分有用的。所以我想跟大家介绍一下究竟什么是 GTD 工作法。我会用我做的内容营销工作为例,跟大家讲一下如何利用 Trello 实现 GTD 工作法,从而实现高效办公。

GTD : 高效工作方式

GTD(Get Things Done)是关于时间管理的一套体系和方法,它让我们抓住所有一切需要处理的「工作」,并把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中进行组织和管理。这里的「工作」是所有你需要处理的事情,包括写推文、社群拉人、社群消息通知等等,大到组织活动,小到在群里回答用户问题。

GTD 的核心思想是将你的所有「工作」都从大脑中清理出来,放在一个外部的系统中统一组织和管理,这样你的大脑就能专心手头上的工作,从而提高工作效率。

那为什么我说这种工作方式更加适合新媒体工作人员呢?因为新媒体工作人员其实每天要处理的事情是很多的,内容运营、活动运营、社群运营,有的时候还需要商务谈判。如果我们把所有的工作都依靠大脑来记忆,就难免会有遗漏,常常就会遇到一个工作做到一半,突然想起,其实另一个工作还没做,这样总是在不同任务中来回切换效率就不会太高,而且容易出错。

GTD 工作法的具体执行步骤如下图:

  • 分析工作:对工作进行分析,判断这个工作是否需要做,是否可以现在就去做。
  • 拆解工作:对于不能快速完成的工作,我们要将工作尽可能的拆解,因为工作越具体,就越方便执行。
  • 安排工作:对于已经拆解好的任务,我们要把它们做成待办事项放在日程表中。

Trello+Pomello:GTD 工作法大杀器

在 GTD 中,找到一个十分好用的时间管理工具是很重要的,我喜欢 Trello 和 Pomello 两个工具搭配使用。

分析工作

当我们接手一项任务时,我们首先要对任务进行分析:这个工作有没有做的价值,这个工作能否立即就执行。比如我做内容营销工作,我先对这个工作进行分析:这个工作是有价值的,它会为我们带来用户,所以需要我们去做。接下来判断它是否可以快速执行,做内容营销工作是不能在几分钟内完成的,所以不能立即就去做。那接下来我们就需要对这项工作进行拆解。

拆解工作

当我把一项工作任务分析完之后,我们可以利用 Trello 的卡片和列表将工作拆解然。我就是先将内容营销工作做成一个 List,将其拆解成选题、大纲、初稿、修改稿等任务,然后将他们做成 Card 放在我的 List 中。

对于每一个 Card,还可以拆解一些注意事项放在 Checklist 中,这做的好处是:

  • 减少大脑的记忆负担,使工作更加专心;
  • 减少工作失误。

这是我的 Checklist,这样每次在博客上发布文章我就只需要一一对照 Checklist 去做就好了。

安排工作

工作拆解好了之后,我们的任务就已经做成待办事项储存在 Trello 中了。接下来就该给每一项任务安排 Deadline,让这些任务出现在我们的日程表上。离 Deadline 接近的卡片会自动放在最上面。我们在工作时只需要选择列表最上面的卡片就可以了,这样做可以减少决策时间,而且不会因为错过 Deadline 而被老板训。

执行工作

我们安排好工作后,接下来就是执行。这个时候我们就要用到 Pomello。Pomello 是一个和 Trello 同步的工具,在 Trello 上制定好任务后,Pomello 会自动同步。当我们把工作安排好后,我们就可以直接在 Pomello 中选择任务,然后执行。

我们在工作的时候总是有新的任务,这种时候我们可以判断一下这个工作大概花费多长时间,如果这件事在 2 分钟内能做完,可以先去做这件事,如果 2 分钟内做不完,那就在 Pomello 中添加任务,然后继续做手头的事。当我们把手上的任务都处理完了以后,再去做临时的任务。

比如我有一次在写文章的时候临时接到通知要将以前发的文章封面放在共享文档里做备份,这个时候我该怎么办呢?我估摸了一下这个工作大概要 10 分钟,所以我就赶紧在 Pomello 中添加这个新任务,然后继续做手中的工作。

卡片复制:GTD 的进阶玩法

看到这里,可能有一些小伙伴会问了:将工作拆解成项目后,确实看起工作内容更加具体而且好做了,但是每次都拆解任务好麻烦呀,每次都这样做不是更加费耗时间吗?其实这也是我一开始没有用 GTD 管理自己工作的原因。但是后来我发现一只新媒体人的日常其实还是比较固定的,所以我们可以先将我们的工作做成一个工作流,然后利用 Trello 的卡片复制功能,将需要做的任务复制在日程表中就可以了。这是我自己做的工作流 List,我把常做的工作做成卡片放在里面。

如果我们要接受的任务在我们的工作流中,我们就可以直接将工作流中的 Card 复制在工作列表中。这样只需要 1 分钟,我们就把任务安排好了。

GTD 工作法最大的优点就是我们在工作的时候可以专心,而且节约了选择成本。有的朋友可能还是会觉得分解任务很麻烦,Trello 的面板其实还可以分享,所以也可以共享给工作团队,大家一起制作工作流,一起提升效率。

我这里还有一个 Trello 的视频教程,教我们如何用 Trello 和其他插件相配合帮助我们更好的工作。

另外,我之前写了许多和提升新媒体运营效率相关的工具推荐,包括:

如果你们还有更好的提高效率的工具,欢迎你们在评论区告诉我!

 

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